Todos os materiais e insumos adquiridos para um consultório odontológico são investimentos. Sendo assim, é fundamental fazer um controle de estoque eficaz para que essas aquisições sejam estratégias inteligentes.

Manter a organização, saber aquilo que ainda está disponível, o que está faltando, entre outros detalhes, é muito importante para que as novas aquisições atendam exatamente às necessidades da clínica, sem gastos excessivos ou esquecimentos.

Para que você saiba como gerenciar o seu estoque sem complicações, preparamos este artigo apresentando alguns passos que podem ajudar a fazer esse controle. Veja como administrar melhor o seu empreendimento para alcançar ainda mais sucesso.

1. Faça parcerias com bons fornecedores

O primeiro fator com o qual você deve se preocupar são as parcerias com os seus fornecedores. É muito importante escolher empresas que tenham comprometimento com os seus clientes a fim de que não falte nada no estoque.

Tenha certeza de que, ao precisar repor os produtos, você será prontamente atendido para que não haja desfalque. Além disso, é fundamental que a empresa disponibilize para você aqueles que já utiliza, para não haver necessidade de fazer adaptações em seu sistema de trabalho.

Outras questões importantes são os prazos de entrega praticados pela empresa, bem como os valores, as formas de pagamento, os canais de atendimento e o pós-venda. Todos eles ilustram o modo como o fornecedor trabalha e você pode observar se está de acordo com a necessidade do seu consultório.

2. Defina a quantidade ideal de produtos

Para montar um estoque bem organizado, é preciso conhecer as necessidades do seu consultório. Quantos produtos são utilizados? Qual é a quantidade necessária de cada um deles para um determinado período? Quais são aqueles de maior uso e os que raramente se aplicam à rotina?

Responder essas perguntas ajudará a conhecer o perfil da sua clínica e você poderá adquirir os materiais e insumos na medida certa. Desse modo, não fará investimentos desnecessários, nem terá falta de algum deles, além de também evitar a perda por causa dos prazos de validade.

3. Registre os itens disponíveis e aqueles em falta

Antes de fazer novas aquisições, é preciso saber aquilo que de fato é necessário comprar. Para obter essas informações, é essencial registrar quais são os itens ainda disponíveis no estoque e aqueles que já estão em falta ou em vias de acabar.

Não é muito recomendado fazer esse controle de forma manual em papel, por exemplo. Isso porque existe a chance de cometer erros ou registrar dados incorretos, sendo mais interessante utilizar um software. No entanto, se isso não for possível, é preferível fazer as anotações a comprar produtos desnecessários.

4. Controle as entradas e saídas

Uma forma muito eficaz, e também a mais adequada, para controlar o estoque é registrar as entradas e saídas de materiais. Tudo aquilo que for utilizado precisa ser dado baixa no sistema, e aquilo que é adquirido deve entrar nele.

Nesse caso, estamos falando da gestão feita por meio de plataformas virtuais ou digitais. Elas facilitam essa entrada de dados, mas também é possível fazer o controle de forma manual, como dito.

No entanto, é necessário um rigoroso comprometimento para não esquecer de fazer os registros para que não haja discrepâncias nas informações. E o responsável por essas anotações precisa elaborar um controle organizado e legível.

5. Acompanhe a validade dos produtos

Outro controle muito importante para fazer a gestão de estoque é quanto ao prazo de validade dos produtos. Não se esqueça de que muitos deles têm um limite de utilização, tempo que não pode ser excedido para garantir a segurança do paciente, a sua própria e também bons resultados.

Acompanhar essas datas pode ser um pouco mais difícil de fazer manualmente, sendo mais interessante ter o suporte de um computador ou software. No entanto, independentemente do modo como você escolher, é essencial estar atento a esse detalhe.

Talvez você possa ter muito de um material no estoque, porém com um prazo de validade menor do que o tempo que ele poderia durar. Então, é preciso ter ciência disso para substituir o produto e evitar que ele esteja em falta quando a validade do lote anterior expirar.

6. Utilize um software de gestão de estoque

Já citamos que a utilização de um software é muito interessante para fazer a gestão de estoque e reiteramos essa afirmação. Afinal, ele possibilita automatizar o controle para facilitar esse processo.

A utilização de softwares permite registrar dados de uma forma muito mais simples, pois temos o suporte do programa para fazer cálculos, dar baixa e ainda gerar relatórios que facilitam controlar aquilo que está em estoque.

Eles minimizam a chance de erro porque as informações são registradas exigindo o mínimo de intervenção humana. Sendo assim, os dados são mais confiáveis e as aquisições podem ser feitas exatamente de acordo com o que o consultório está precisando.

7. Mantenha a organização do espaço

Contudo, não são apenas os dados e as informações que precisam de atenção na hora de fazer a gestão de estoque. Também é essencial que o espaço utilizado para isso seja mantido em perfeita organização para facilitar o manejo e a visualização dos produtos.

Procure manter um layout que facilite o dia a dia. O modo como isso será feito é uma escolha muito particular, mas é interessante que sejam mantidos os produtos iguais sempre juntos e aqueles utilizados no mesmo procedimento próximos uns aos outros. Não se esqueça de preparar um ambiente adequado para aquilo que necessitar de cuidados especiais.

Essa organização é essencial para que você possa visualizar facilmente a quantidade de cada item. Também gera uma padronização do estoque, o que aumenta a produtividade no consultório por economizar tempo na hora de procurar alguma coisa.

Todas essas medidas contribuem para que você faça uma melhor gestão do estoque e, consequentemente, do seu consultório. Além de facilitar as rotinas, aumentamos a produtividade, evitamos erros, desperdícios e aquisições desnecessárias, assim como a falta de mercado de materiais.

Não se esqueça de que é fundamental treinar também a sua equipe para ter o suporte dela na hora de fazer esse controle de forma eficaz. Desse modo, seu estoque sempre atenderá as suas necessidades, e você não terá nenhum problema com seu material de trabalho.

Como a equipe é muito importante para garantir o sucesso da sua clínica, veja este outro artigo que traz algumas dicas para treinar de forma eficiente uma secretária.