Uma questão à qual os dentistas precisam estar atentos é que eles não trabalham sozinhos em seu consultório. A atuação de toda a equipe é fundamental para garantir a satisfação do paciente, desde o primeiro contato até a finalização do tratamento. Por isso, você não pode esquecer o treinamento para secretária.

Afinal, ela é a primeira pessoa com a qual o seu público tem contato, sendo assim, a forma como faz a recepção ajuda a criar a primeira imagem do consultório. Pensando nisso, é fundamental que sua colaboradora saiba como atender essas pessoas e ainda domine outros aspectos importantes.

Preparamos este post para trazer algumas dicas de treinamento para secretária apresentando quais são os pontos que precisam ser trabalhados e os conhecimentos que ela deve dominar. Assim, alcançará a excelência em sua atuação, favorecendo a satisfação e fidelização do paciente. Continue lendo

Veja 6 dicas de treinamento em sua clínica

1. Trabalhe a comunicação

É função da secretária atender pacientes e fornecedores ao telefone, bem com pessoas que chegam pessoalmente ao consultório. Por isso, uma das suas principais características é a comunicação. Sua colaboradora precisa saber se expressar, sendo clara em suas ideias e tendo cordialidade.

Timidez ou espontaneidade não podem ser vistas como critérios positivos ou negativos, porque, na verdade, a secretária apenas precisa ser profissional na hora de atender o público. Então, um dos aspectos trabalhados em seu treinamento é a forma como ela deve abordar as pessoas, responder aos seus questionamentos e atender as suas solicitações.

É preciso que a secretária seja instruída sobre como proceder nas mais diferentes situações, afinal, estando em contato direto com os pacientes ela poderá enfrentar desafios, como clientes nervosos, impacientes ou insatisfeitos.

Sendo assim, é muito importante que você explique como espera que cada um desses impasses seja solucionado. Dessa forma, além de não haver o desgaste da colaboradora, a imagem do consultório não ficará prejudicada, porque sempre haverá uma solução mais cabível em cada momento.

2. Explique os processos e as rotinas

O treinamento para secretária também precisa envolver instruções e esclarecimentos sobre como acontecem os processos e as rotinas em seu consultório. Ainda que ela tenha experiência no atendimento em clínicas odontológicas, é preciso que saiba como tudo funciona na sua.

Então, procure deixar claro como as tarefas são executadas e os problemas resolvidos. Afinal, certamente existe um sistema adotado para marcação de consultas, agendamento de exames ou procedimentos, atendimento de fornecedores ou parceiros, e assim por diante.

Tudo isso deve ser explicado e a secretária treinada para dominar programas que porventura você utilize para gerenciar o consultório. Desse modo, ela não encontrará dificuldade para atender os pacientes, evitando erros e favorecendo a sua produtividade.

3. Mostre a importância do bom atendimento

Uma questão que nem sempre é trabalhada com os colaboradores de empresas dos mais diferentes ramos é a importância da atuação deles. Nem sempre fica claro como o seu trabalho impacta o seu próprio sucesso dentro do negócio.

É muito comum que os funcionários entendam que aquilo que eles fazem traz vantagens somente para a empresa onde trabalham, mas, em seu treinamento para secretária, você precisa mostrar para ela como o atendimento que presta é importante para a sobrevivência da clínica e o crescimento dela mesma na empresa.

Explique que o paciente que se sente bem atendido e recepcionado é fidelizado e indica a clínica para outras pessoas. Com isso, a tendência é o crescimento, trazendo maiores retornos que podem ser revertidos também para os colaboradores que contribuíram para o sucesso do negócio.

4. Ressalte pontos cruciais no relacionamento com o paciente

É verdade que trabalhar com o público não é fácil em alguns momentos. Por estarmos em contato com pessoas com as mais diferentes necessidades, realidades e personalidades, encontramos situações muitas vezes desagradáveis e difíceis de serem solucionadas.

Por isso, no treinamento para secretária, é muito importante que você ressalte aquilo que é crucial para manter o bom relacionamento com o paciente. Assim, ela conseguirá atender aquilo que ele precisa e alcançar a sua satisfação, de modo que ele seja fidelizado.

Lembrando que o bom relacionamento com o paciente também permite oferecer para ele um atendimento mais humanizado. Isso significa que ele percebe que seus problemas e suas necessidades são respeitados e valorizados desde o primeiro contato, com total interesse da equipe em encontrar uma solução.

5. Transmita conhecimentos básicos sobre os procedimentos

Para que seu atendimento tenha mais qualidade, a secretária também precisa entender aquilo que é oferecido pelo consultório. Isso significa que não basta somente recepcionar as pessoas, fazer marcações e solucionar problemas, ela também precisa conhecer os procedimentos e tratamentos que são disponibilizados.

Não é necessário que tenha domínio das técnicas e de detalhes, ou como elas são empregadas. No entanto, pelo menos um conhecimento básico a respeito disso é fundamental para que possa responder perguntas e também direcionar cada paciente de acordo com as suas necessidades.

É claro que não é papel da secretária fazer diagnósticos ou indicar tratamentos, porém ela não pode demonstrar total desconhecimento acerca dos serviços oferecidos. Então, tenha certeza de que ela entende o seu trabalho para que transmita mais credibilidade aos pacientes.

6. Faça a integração com a cultura do consultório

Cada profissional tem a sua forma de trabalhar, os seus valores e a sua missão. Sendo assim, ainda que a secretária já tenha atuado em outros consultórios odontológicos, é preciso que ela conheça a cultura do seu.

Então, faça também a integração dessa profissional apresentando todas essas características e a essência do seu trabalho. Deixe claro o modo como você pretende trabalhar com o seu público e a imagem que você deseja transmitir para essas pessoas.

Isso é muito importante para que sua colaboradora saiba como deve abordar cada um dos pacientes. Ela poderá adotar a postura mais adequada para que consiga conversar com as pessoas do modo correto, sempre transmitindo a mensagem que você pretende passar da sua clínica.

Saiba os benefícios do treinamento para secretária

O treinamento da sua colaboradora pode ser feito por você mesmo dependendo dos aspectos que pretende ressaltar ou valorizar. Mas você também pode contar com a assessoria de empresas especializadas, para que profissionais no assunto transmitam os conhecimentos e as técnicas mais adequados para o cargo que ela ocupa.

De uma forma ou de outra esse treinamento traz diversas vantagens, sendo que podemos ressaltar:

• atendimento mais humanizado;
• eficiência na hora de resolver problemas;
• maior produtividade;
• melhor relacionamento com o paciente;
• menos chances de erros;
• menor incidência de reclamações e insatisfação;
• fidelização do paciente;
• mais organização dos processos e das rotinas;
• atração de novos pacientes;
• maior credibilidade para o consultório.

Não se esqueça de que a pessoa que atende o seu público é uma representante da sua clínica e do seu trabalho. Por isso, o treinamento para secretária precisa ser visto com seriedade para que seus pacientes se sintam bem acolhidos desde o primeiro contato, de modo que estejam satisfeitos com todos os serviços oferecidos.

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